Faire un devis en freelance ou auto entrepreneur est indispensable. C’est l’une des premières choses à apprendre. Un devis ne se fait pas à la légère. Il y a des obligations réglementaires. C’est aussi un moyen important pour un prospect de s’assurer du sérieux du freelance.
Pourquoi un devis freelance ?
Faire un devis freelance ou auto entrepreneur est essentiel. Il ne faut jamais signer un contrat oralement sans avoir un écrit. Les raisons sont multiples. D’une part, cela valide clairement l’acceptation des deux parties et cela éviter les incompréhensions. D’autres part, s’il y a un litige par la suite on va se référer à ce devis (devant être signé par le client bien sûr), notamment en cas de recours amiable ou en justice (avec recours aux avocats, tribunaux avec analyses des lois…). Un devis signé est donc la validation du contrat de prestation du freelance. Je conseille très fortement de ne jamais commencer une prestation sans avoir ce devis signé. Vous l’aurez compris, ce devis du freelance ou auto entrepreneur permet de clarifier ce sur quoi chaque partie s’engage et il les protègent. J’insiste car moi-même j’ai fait l’erreur lors de mon premier contrat de ne pas faire signer de devis avant de commencer et il y a eu une incompréhension mutuelle (en 4 ans de freelance, je n’ai plus jamais fait cette erreur).
De plus, faire un devis de freelance permet de rassurer le client et mieux appréhender ce que le prestataire fera. Je conseille de bien détailler les actions réalisées dans le devis.
Les mentions obligatoires d’un devis freelance
Les mentions obligatoires d’un devis freelance sont :
- le document doit avoir comme intitulé « devis »
- le numéro du devis (non obligatoire)
- la date de réalisation du devis
- pour le freelance: raison sociale ou nom, adresse, statut et forme juridique, siren ou siret (si vous êtes en société, doit figurer sur le devis, souvent en bas de page, le numéro RCS suivi du nom de la ville du greffe d’immatriculation)
- pour le client (prospect si on veut être précis) : nom et adresse
- le numéro de tva intracommunautaire du freelance si vous êtes assujettis, le taux de tva et le montant de tva (si vous n’êtes pas assujettis à la tva il faudra mettre que le montant HT et mettre à côté de ce montant HT les mots suivants : «TVA non applicable – article 293 B du CGI »)
- le montant HT et le montant TTC
- la date de validité du devis
- le détail de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire
- les conditions de paiement (délai et par quel moyen (virement, chèque…))
Divers conseils concernant le devis freelance
On peut aussi rajouter le numéro siret ou siren de l’entreprise cliente.
Je conseille de mettre aussi le numéro de téléphone du freelance et son email pour une facilité de contact. Je conseille si possible de mettre le nom du contact de l’entreprise cliente (surtout s’il s’agit d’une entreprise de type pme, eti ou grande entreprise où les interlocuteurs sont nombreux).
Concernant la forme du devis freelance, je conseille de faire un beau devis. En effet, il s’agit d’une vitrine de votre entreprise donc un devis en forme Word sans couleur, sans charte graphique sans logo donnera une sensation d’amateurisme ou que vous être très junior.
En terme de conditions de paiement, je conseille de proposer au moins 30% d’acompte pour votre sécurité (vous pouvez même aller jusqu’à 50%). Pour une prestation sous forme d’abonnement mensuel, vous pouvez proposer un virement automatique chaque mois par exemple et définir la date du mois et le montant mensuel.
Concernant le numéro du devis freelance, faîtes bien attention à avoir un système de numérotation permettant de suivre les devis et d’avoir une suite chronologique (exemple commencer par 100 puis 101, 102…). Vous l’avez compris, vous n’avez pas l’obligation de commencer par 1 puis 2 et d’ailleurs ce serait négatif car cela montrerait au client que vous commencez ce qui n’est pas forcément un bon moyen de le rassurer. Certains utilisent aussi la date du jour.
Concernant la date de validité d’un devis freelance, on met souvent 1 mois mais cela peut être 2 ou 3 mois par exemple. C’est un moyen d’inciter le prospect à ne pas réfléchir trop longtemps et c’est aussi un moyen pour le freelance de s’assurer que le prospect ne va pas revenir longtemps plus tard avec ce devis (qui plusieurs années après ne sera pas forcément pertinent car vous aurez certainement augmenter sensiblement vos prix).
Laissez un espace en bas de page pour la signature, généralement noté « signature » et avec aussi généralement la mention « bon pour accord ».
Le devis peut être renvoyé par la poste mais aussi de manière numérique par mail ou fax.
Vous devez conserver les devis freelance signés pendant au moins 9 ans au niveau administratif.
Certaines personnes font des devis plus précis qui se rapprochent de contrats et rajoutent des termes contractuels. D’autres mettent dès le devis les coordonnées bancaires. D’autres mettent la date de début du travail à réaliser et/ou la date de fin… Certains rajoutent des cgv (on se rapproche alors qu’un vrai contrat).
N’hésitez à préciser certains éléments comme des frais de déplacement, de la cession de droit (notamment de les domaines artistiques).
Un devis freelance a un valeur juridique importante (à condition qu’il soit signé par le client bien sûr).
Il faut envoyer le devis freelance en format pdf afin que le prospect ne puisse pas modifier votre devis.
Dès que le devis freelance est signé, s’il y a un acompte, vous devez envoyer une facture d’acompte au client pour qu’il puisse vous verser l’acompte. Je rappelle que je conseille très fortement de ne jamais commencer une prestation avant d’avoir le devis signé par le client. Je dirai même que dans l’idéal ne commencez jamais une prestation sans l’acompte sur votre compte bancaire.
Détaillez le plus possible les actions qui seront réalisées. D’une part, cela évite les incompréhensions, d’autre part cela rassure le client, et enfin c’est un excellent moyen de se démarquer de la concurrence.
Je parle de devis freelance mais cela est exactement la même chose pour un devis auto entrepreneur. En effet, l’auto entrepreneur est un statut juridique utilisé pour être freelance.
Les factures doivent aussi être bien écrits et j’en parle dans un autre article de mon blog.
Il existe des cas où le devis est payant. Mais en général dans le domaine du freelance, le devis est gratuit.
Je vous donne un exemple de devis / modèle de devis ci-dessous.
Créer un devis est assez rapide. Vous pouvez utiliser un logiciel de facturation sur Internet ou le créer sur Word ou Excel (dans certains cas il y a des obligations, mais en auto entreprise par exemple vous êtes libre).
Vous l’avez compris, un devis freelance doit comporter divers éléments et il faut bien faire attention à les respecter (pour l’administration comme pour votre crédibilité vis-à-vis du prospect).
Vous aurez plus qu’à attendre que le prospect soit près à signer votre devis freelance.