La facture freelance ou facture Auto Entrepreneur est un document important. Vous avez réalisez une mission en freelance ou le client doit verser un acompte. Il vous faut faire une facture.
Tout d’abord, il existe diverses factures freelance. Il y a une facture d’acompte que l’on envoie au début de la prestation (souvent de 30% ou 50%)) et il y a des factures freelance de solde (à la fin de la mission) ou encore des factures intermédiaires ou encore des factures mensuelles (en cas de prestation mensuelles avec versement tous les mois par exemple).
Comme le devis freelance, la facture freelance ou Auto Entrepreneur nécessite d’être formatée d’une certainement manière. Si vous ne respectez pas les règles vous risquez une amende de 75 000 € ou 50 % de la somme facturée et vous risquez aussi de ne pas paraître professionnel pour le client.
Les mentions obligatoires d’une facture freelance
Les mentions à mettre dans une facture freelance ou Auto Entrepreneur sont :
- le document doit avoir comme intitulé « facture »
- Date d’émission de la facture
- Numéro de facture
- Nom ou raison sociale, adresse de votre client.
- Information du freelance : nom ou raison sociale, adresse de l’entreprise, siren ou siret
- Votre numéro TVA intracommunautaire
- Détail des actions réalisées (généralement on reprend le devis)
- Nombre de prestations fournies ou nombre d’heures / de jours.
- Prix unitaires hors TVA.
- Taux de TVA et montant de la TVA
- Montant hors taxe (HT) et montant taxes comprises (TTC).
- Date ou délai de paiement
- Taux des pénalités de retard et montant de l’indemnité de paiement pour frais de recouvrement : 40 €.
- Pour une société, votre numéro RCS, ville du greffe d’immatriculation, type de société (eurl, sas…) et montant du capital social. On met souvent ses informations en bas de page.
Les conseils concernant la facture freelance
Concernant le numéro de facture freelance, il doit obligatoirement être chronologique. Il n’a pas à commencer par 1 (vous pouvez commencer par 101 puis 102…) mais ils doivent se suivre pour qu’en cas de contrôle on puisse vérifier. Parfois on utilise la date (01-09-2020).
Concernant le nom du client, on peut aussi rajouter le nom de l’interlocuteur, et on peut aussi rajouter le numéro siret ou siren de l’entreprise cliente.
Si vous n’êtes pas assujettis à la tva, vous ne mettez que le montant HT et vous mettez à côté de « montant HT » les termes suivants «TVA non applicable – article 293 B du CGI ». Cela concerne notamment les auto entrepreneurs n’ayant pas dépassé un certain plafond de chiffre d’affaires.
La facture freelance doit être conservé eau moins 10 ans administrativement.
Pour certains professionnels, il doit y avoir des mentions d’assurances, notamment pour les artisans.
On peut réaliser la facture freelance sur un logiciel de facturation ou faire une facture Excel ou Word. Il existe des obligations dans certains domaines.
Je parle de facture freelance mais cela est la même chose pour une facture auto entrepreneur / micro entrepreneur car l’auto entrepreneur est un freelance.
Je vous conseille de mettre en gras le montant total pour qu’il soit bien visible, car c’est le moment le plus important pour le prospect.
Je conseille de rajouter la mention « pas d’escompte pour paiement anticipé ».
Je conseille fortement de mettre les coordonnées bancaires sur la facture. En effet, parfois on veut mettre le RIB à côté (notamment un RIB avec le facture par mail) mais si vous oubliez le RIB ou qu’il se perd, vous aurez un retard de paiement.
Etablir une facture freelance / auto entrepreneur peut être fastidieux et peut paraître peu intéressant mais il est important (comme pour le devis) d’y passer suffisamment de temps et de bien vérifier qu’elle est bien faîtes. Cela vous évitera des retards de paiement. En effet, il arrive (et j’en ai fait les frais) qu’une facture mal écrite (un détail non écrit ou une faute bête) permette au client de justifier un retard de paiement (à tord ou à raison d’ailleurs).
La facture freelance ou Auto Entrepreneur est une étape administrative obligatoire. Il peut arriver que vous oubliez d’émettre la facture. Vous en saurez quitte pour un non paiement de la prestation car le client ne va généralement pas payer (même s’il a déjà votre RIB). Ceci est normal car le client aura besoin de la facture pour sa comptabilité.
Vous aurez peut être à faire également des factures particulières comme une facture d’avoir ou une facture de régularisation (notamment quand les modalités du contrat auront changés ou que le client aura trop payé…).
Les factures sont différentes dans le cadre du portage salarial où notamment le nom du client est la société de portage.
Vous aurez compris que la facture freelance a un fort intérêt légal et il y a des mentions légales devant apparaître sur la facture. Un facture bien faîtes peut éviter les impayés ou les retards de paiement.
Il faut que la facture freelance ou Auto Entrepreneur soit en format pdf pour que le client ne puisse rien modifier.
En cas de retard de paiement, je vous conseille de vous référer à la facture et de l’a renvoyer. La facture fait office de preuve.
Vous devez faire mentions de rabais ou remise sur la facture.
Il faut bien mettre la numéro de la facture sur le livre des recettes de votre comptabilité.
En résumé, un facture est obligatoire pour tous les produits ou services vendus et il faut respecter les règles de facturation.
Je pense avoir répondu à toutes interrogations au sujet de la facture freelance : numérotation chronologique, mention du prix unitaire, obligatoire pour tout freelance (y compris micro entreprise / auto entreprise), inscrire le numéro de tva du freelance, nécessaire autant pour la vente de bien / marchandise que les prestations de services, elle pourra être demandée par l’administration fiscale, il faut mettre une date d’échéance.